Relaciones entre Tablas

Es fundamental diseñar bien la base de datos. Lo más importante es:

Definir bien las tablas y sus campos

1.           Determinar los campos clave para relacionar las tablas. Pedir integridad relacional.

2.           Establecer el tipo de relación entre tablas:

·                     Uno a uno

·                     Uno a varios

·                     Varios a varios

Relación uno a uno

Si la relación entre dos entidades es uno a uno, en Access generamos dos tablas que tienen que tener las claves principales del mismo tipo y con los mismos datos. Ambas tablas se relacionaran por sus claves principales.

Por ejemplo, imagina que tienes dos entidades que son datos personales y datos profesionales. En una tabla pones los datos personales con el DNI como clave principal. En la otra tabla, con el DNI como clave principal, pones los datos profesionales. Después estableces una relación uno a uno entre ambas claves principales.

En el caso de dos tablas relacionadas mediante una relación uno a uno se podría convertir en una única tabla. Según el ejemplo anterior, podríamos tener en una única tabla los datos personales y profesionales. Por cada DNI podríamos tener en un mismo registro (una misma fila) todos los datos de esa persona. En muchos casos se aconseja separar en dos o más tablas los datos, estableciendo diferentes entidades.

Veamos otro motivo por el que se pueda establecer una relación uno a uno entre dos tablas. Supongamos que el departamento de personal de una compañía observa que aproximadamente el 5% del personal es extranjero. En ese caso nos interesaría ampliar la información personal del trabajador recogiendo por ejemplo, el país de origen, los permisos de que dispone, si su carnet de conducir está convalidado, si su titulación está convalidada, entre otros muchos aspectos. En este caso, si utilizamos una única tabla estaría llena de muchas celdas vacías para el 95% de los empleados, por lo que es aconsejable crear una nueva tabla denominada tabla Extranjeros en la que únicamente figuren ese 5% del personal.

Ambas tablas, la tabla Personal y la tabla Extranjeros, podrían relacionarse por el mismo campo principal, por ejemplo el Id. Personal, que es el número de registro personal que tienen todas las empresas. O bien, podría utilizarse otro sistema al no utilizar en ambas tablas el mismo campo principal. Por ejemplo, en la tabla de Personal utilizamos como campo principal el Id. Personal (que es el número de registro personal), conteniendo esta tabla el campo DNI para los trabajadores nacionales y NIE para los extranjeros. En la tabla Extranjeros podría figurar el NIE como clave principal, y así podríamos establecer la relación uno a uno entre Id. Personal (de la tabla Personal) y NIE (de la tabla Extrajeros).

Relación uno a varios

Si la relación entre dos entidades es uno a varios, por ejemplo clientes y facturas, en Access generamos dos tablas. Además, la clave principal de la tabla del lado uno (clientes) hay que ponerla como clave externa (un campo más) en la tabla del lado varios (facturas). La clave principal de la tabla del lado uno ha de estar relacionada con la clave externa de la tabla del lado varios.

Otro ejemplo, puede ser el de la relación entre las tablas Proveedores y Productos de una base de datos de Pedidos. Un proveedor puede proporcionarnos un gran número de productos, siendo esta una relación uno a varios. Por cada proveedor de la tabla de Proveedores podemos tener varios productos en la tabla de Productos. Para establecer la relación en Access deberíamos arrastrar el campo clave de la tabla de Proveedores [Id. Proveedor] hacía la tabla Productos. Esto es, hemos de llevar la clave principal del lado uno hasta la tabla del lado varios de la relación, convirtiéndola en una columna adicional.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

Relación varios a varios
Si la relación entre dos entidades es varios a varios, en access generamos una tabla para cada entidad, y una nueva tabla en la que como mínimo tenemos que tener dos campos como claves externas, donde pondremos los datos de las claves principales de cada una de las dos tablas primeras. Cada una de las dos tablas primeras estará relacionada con la tercera tabla con una relación uno a

varios.
Por ejemplo, la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos. Un producto puede aparecer en varios pedidos, y por otro lado, un pedido puede componerse de varios productos. En este caso estamos en una relación varios a varios ya que un pedido puede tener varios productos y un producto puede estar en varios pedidos. Para establecer esta relación en Access necesitamos una tercera tabla interpuesta entre las dos anteriores a la que arrastramos la clave principal de cada una de las dos tablas Productos y Pedidos, estableciendo una relación uno a varios entre ellas y esta tercera tabla. Esta tercera tabla la podríamos denominar tabla Detalles de pedido, y en ella figurará el Id. Producto y el Id. Pedido, además de los detalles de cada línea del pedido por ejemplo, precio unitario, cantidad, descuento.

Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para establecer la relación.

Microsoft Access (.ACCDB)

Es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de  información de muchas aplicaciones,  a través del cual se producen formularios e informes, facilita el seguimiento y el uso compartido con otros usuarios.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados.

Una tabla de Access está definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc. Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna.

La información de una tabla se almacena en registros que no son más que las filas de la tabla y donde cada registro contiene una pieza de información específica. De esta manera podemos concluir que una base de datos en Access está siempre formada por tablas y las cuales a su vez se componen de campos y de registros.

Ventajas:

Centraliza la información

Integra informes de Access

Se accede a la información desde cualquier lugar

  

Para dar inicio a la creación de la base de datos es importante explicar el modelo conceptual más utilizado en los administradores de bases de datos, el modelo entidad relación.(por favor consulte el link Modelo Entidad Relación)

Modelo Entidad Relación

Modelo Entidad Relación

consulte ejemplos en: 

La plataforma Blackboard: Actividades- Nancy Jaimes Rojas - Administrar Tecnologías de la Información- Semana 07: 08 Noviembre a - Material de Apoyo- Modelo Entidad Relación Ejemplos.pdf

Es la representación (Abstracción) de la realidad para poder comprenderla y expresarla.

Este modelo permite plantear un diseño conceptual de la base de datos a crear.

El diseño de una base de datos son figuras llamadas diagramas entidad-relación para luego convertirlo en un diseño lógico.

Características:

Solo refleja  que hay datos

Incluyen todos los datos relevantes del sistema en estudio.

No está orientado a aplicaciones específicas

No tiene restricciones de espacio, almacenamiento y tiempo de ejecución.

Abierto a la evolución del sistema

Es el modelo conceptual más utilizado

Elementos del modelo E/R

Entidad: Cualquier objeto real o abstracto que existe y acerca del cual se quiere almacenar datos.  Conjuntos de instancias, ocurrencias.

Se representa colocando el nombre de la entidad en un rectángulo.

Atributo: Propiedades y características de las entidades.  Son valores simples que se pueden decir de la entidad.  Se representa con un ovalo.

Se pueden presentar atributos de relaciones entre entidades.

Relación: Es una asociación entre 2 o más entidades.  Normalmente son verbos o formas verbales.  Se presenta entre un rombo.

         

  Compra = { <C1, P1>, <C1, P2>,<C2, P3>,<C3, P3>}

Tipos de relaciones explicadas con el ejemplo de relación. (ver documento Conceptos Modelo Entidad Relación access, Documentos de Apoyo)

1 a 1: A cada ocurrencia de la entidad CLIENTE le corresponde una y solo una ocurrencia de la entidad PRODUCTO

1 a varios (1:N): A cada ocurrencia de la entidad CLIENTE le corresponden varias ocurrencias de la entidad PRODUCTO y a cada  ocurrencia de la entidad PRODUCTO le corresponden solo una ocurrencia de la entidad CLIENTE.

Muchos a muchos (N:N):  A cada ocurrencia de la entidad CLIENTE le corresponden varias ocurrencias de la entidad PRODUCTO y a cada  ocurrencia de la entidad PRODUCTO le pueden corresponder varias ocurrencias de la entidad CLIENTE.

Relaciones entre tablas

Access  es un  gestor de base de datos relacional, entre otras cosas, porque permite establecer vínculos o relaciones entre las tablas que lo componen. El objetivo de estas relaciones sería principalmente evitar la duplicidad de información y en consecuencia, optimizar el rendimiento de la base de datos.

Nota

Las relaciones son sin lugar a dudas uno de los conceptos de base de datos más complicados de entender pero no te preocupes, con algunos ejemplos y algo de práctica no tendrás ningún problema para establecer relaciones entre tablas.

Objetivos

• Comprender y establecer las relaciones entre tablas como paso imprescindible para aprovechar todo el potencial de nuestra base de datos.

• Distinguir los distintos tipos de relaciones.

• Configurar relaciones.

• Establecer las relaciones de la base de datos de ejemplo.

Concepto de relación

Las relaciones son un tema complejo pero veamos un sencillo ejemplo con las tablas Alumnos y Cursos para entenderlo mucho mejor. Inicialmente nuestras tablas estarían definidas del siguiente modo:

En la tabla Alumnos tenemos toda la información que necesitamos sobre nuestros alumnos como:

• Su número de expediente.
• Su nombre y apellidos.
• Su fecha de nacimiento.
• El grupo al que pertenece el alumno.
• La ubicación del grupo, es decir, el aula donde están los alumnos de ese grupo (Primera planta, edificio anexo, etcétera).
• Cualquier tipo de comentario de interés: grupo de compensatoria, apoyo, etcétera.

Para la tabla Grupos nos podíamos conformar con la denominación del grupo (1A, 1B, 3A...) pero le hemos añadido algunos datos que nos pueden resultar de interés:

• Número total de alumnos que tiene el grupo.
• El lugar donde se encuentra ubicado: Aula de música, Aula 205 Edificio principal, etcétera.
• Cualquier otro dato de interés: Compensatoria, grupo de apoyo, etcétera.

Si saber nada de bases de datos y de relaciones podemos, darnos cuenta que al comprobar los datos incluidos en las tablas de Alumnos y Grupos existe información que se repite en ambas:

Esta situación no es demasiado favorable cuando trabajamos con bases de datos donde habitualmente la cantidad de información que se maneja es importante. La solución pasa por RELACIONAR las tablas con información coincidente de modo que no exista duplicidad de información. Todo esto, traducido a un lenguaje más natural sería: "Para qué escribir dos veces lo mismo, si puedo hacerlo una sola y trabajar del mismo modo".

Volviendo a nuestro ejemplo, si relacionamos las tablas Alumnos y Grupos mediante el nombre del grupo sería suficiente con indicar en la tabla Alumnos este valor para obtener el número de alumnos del grupo, su ubicación y las posibles observaciones:

Tipos de relaciones

No siempre las condiciones para establecer vínculos entre dos tablas son iguales, la manera en que se relacionan las tablas entre sí da lugar a comportamientos diferentes. En la estructutura de cualquier base de datos encontramos principalmente tres tipos de relaciones que se describen del siguiente modo:

• Uno a muchos.
• Muchos a muchos.
• Uno a uno.

De todas ellas, la más utilizada y recomendable en la mayoría de los casos será el modelo Uno a muchos como veremos a continuación.

Uno a muchos

Veamos el primer modelo de relación tomando como referencia las tablas Alumnos y Grupos. Cualquier alumno (MUCHOS) pertenece sólo a un grupo (UNO), un alumno no puede estar en más de una clase. Pues bien, ni más ni menos que este sería el argumento de una relación MUCHOS A UNO.

Otro ejemplo, sabemos que cada profesor pertenece únicamente a un departamento, pero en cada departamento existe más de un profesor. De aquí podemos extraer una relación UNO a MUCHOS entre las tablas Departamentos y Profesores

En las relaciones de uno a muchos cada registro de una tabla A, a la que llamaremos tabla primaria, puede estar enlazado con más de un registro de otra tabla B, a la que llamaremos tabla secundaria. En cambio, cada registro de la tabla B sólo puede estar enlazado a un registro de la tabla A.

Nota

Uno a muchos o muchos a uno únicamente se diferencia en el sentido de la relación, es decir, si la tabla primaria se encuentra a la izquierda o derecha de la relación. En realidad se trata del mismo tipo de relación y sin lugar a dudas, la que más se utiliza.

 

Uno a uno

Las relaciones uno a uno no son demasiado frecuentes pero existen así que debemos conocerlas. Buscando alguna coincidencia en nuestro entorno que nos pueda servir como ejemplo encontramos el vínculo entre un tutor y su grupo. Como sabemos, un profesor puede ser tutor de un sólo grupo (UNO) y del mismo modo, cada grupo sólo puede tener un tutor. Esta sería una relación UNO a UNO

Cada registro de la tabla A se relaciona con un único registro de la tabla B y cada registro de la tabla B sólo se relaciona con un elemento de la tabla A. Como hemos comentado, este tipo de relaciones son poco comunes.

Muchos a muchos

Resumiendo lo visto hasta ahora podemos decir que el tipo de relación ideal es uno a muchos o muchos a uno. Las relaciones uno a uno no aportan demasiado a la base de datos, simplemente nos ayudan a tener mejor organizada la información pero poco más. Veamos qué ocurre con las relaciones muchos a muchos.

Por ejemplo, si queremos conocer los profesores que dan clase a un grupo o los grupos a los que da clase un profesor determinado, necesitamos en principio dos tablas: Profesores y Grupos. ¿Y cuál sería la relación entre estas dos tablas? Pues bien, para establecerla podríamos leer que un profesor da clases a varios grupos (1A, 1B, 2C, etcétera) y un grupo recibe clases de varios profesores (Carlos Pérez, Antonio García, etcétera). Por lo tanto, nos encontramos entre una relación MUCHOS A MUCHOS

Desde un punto de vista teórico diríamos que en las relaciones Muchos a muchos a cada registro de la tabla A se le pueden asociar varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A.

Otros ejemplos para ilustrar este modelo de relación podrían ser:

• Los alumnos que participan en las actividades deportivas del centro. Concretamente un alumno podría participar en más de un deporte (Fútbol, Baloncesto, etcétera) y a su vez cada equipo está formado por varios componentes. Esta relación también sería del tipo Muchos a muchos.
• Con las actividades extraescolares ocurre lo mismo. Un alumno puede asistir a más de una (manualidades, música, idiomas, etcétera) y en cada      una de ellas, encontraremos a varios alumnos.

Problemas y solución para las relaciones Muchos a muchos

Las relaciones Muchos a muchos no son recomendables y debemos tratar de evitarlas utilizando TABLAS INTERMEDIAS en las que se utilizarían relaciones de uno a muchos. Una tarea sencilla como podría ser obtener un listado de todos los profesores que imparten clases en 1ºB se convierte en una verdadera pesadilla si mantenemos esta relación. La solución pasa por crear una TABLA INTERMEDIA que nos permita dividir la relación MUCHOS A MUCHOS en dos relaciones UNO A MUCHOS como puedes ver en la figura

2.34.

Figura 2.34 

Importante

En documentación relacionada con bases de datos también podrás encontrar que utilizan otra terminología para identificar las relaciones, concretamente es común utilizar: uno a varios, varios a uno, varios a varios, etcétera.

Establecer relaciones entre tablas

Como requisito indispensable para establecer una relación entre dos tablas es necesario que ambas tablas tengan un campo en común. Observa la figura 2.35.

Figura 2.35 

Muy importante, los campos que se utilicen para establecer la relación entre las dos tablas deben ser del mismo tipo (INTEGER, TEXTO, SMALL INTEGER, etcétera). Habitualmente se suelen utilizar tipos enteros (INTEGER) para este propósito, aunque nos valdría igualmente cualquier otro tipo siempre y cuando sea el mismo en las dos tablas. Además, debes tener en cuenta lo siguiente:

• La propiedad Tamaño del campo debe ser igual en ambas tablas.
• Si el campo en la tabla primaria está definido como de Valor automático en la tabla secundaria debe estar definido como INTEGER.

El campo común debe ser Clave principal en la tabla primaria

Introducción,,,

¿Qué es una base de datos? 

Simplificando mucho, podemos decir que una base de datos es un conjunto de datos ordenados según ciertas reglas y criterios. Si a esta definición le añadimos el concepto de Gestor de bases de datos nos encontramos ante una aplicación que permite almacenar de forma ordenada, cualquier tipo de información, así como acceder y recuperar estos datos aplicando distintos filtros y criterios de selección. Y es en esta última parte donde reside la verdadera razón de ser de las bases de datos: en las posibilidades de recuperar sólo la información que necesitamos en cada momento, ordenarla e incluso aplicar operaciones aritméticas sobre ella.

Insistiendo en el concepto de “conjunto ordenado de datos”, podemos encontrar un ejemplo bastante claro en la diferencia existente entre un montón de números de teléfono y direcciones escritos en trozos de papel o tenerlos organizados en una agenda. En ambos casos tenemos la misma información, pero mientras que en el primero encontrar un número de teléfono puede llevarnos bastante tiempo, en el segundo caso, el trabajo se puede reducir a unos pocos segundos. La diferencia se encuentra en la forma en que la información está almacenada y organizada

Nota

En la actualidad, las bases de datos son el pilar fundamental sobre el que se sustentan la mayoría de los sistemas informáticos. Todo, prácticamente todo, se encuentra almacenado en bases de datos. Algunas tan complejas como los sistemas administrativos públicos (sanidad, hacienda, etc.) o tan sencillas como la gestión de reparaciones del taller mecánico donde arreglamos nuestro coche

Componentes esenciales de una base de datos

En prácticamente cualquier base de datos actual existen cuatro elementos esenciales: tablas, consultas, informes y formularios. Todos son indispensables y necesarios:

• Las tablas permitirán almacenar los datos.
• Con las consultas podremos acceder a los datos almacenados, ordenarlos y filtrarlos por diferentes criterios.
• Los informes serán la forma más eficaz de presentar nuestros datos.
• Con los formularios se facilitan las tareas de introducción de datos.

Esta es una definición muy básica de cada uno de los elementos que forman parte de una base de datos pero suficiente para comenzar a familiarizarnos con estos conceptos

Tablas

Dentro de una base de datos, la información se almacena y se organiza en tablas; la figura 1.1 muestra un ejemplo. En cada tabla encontraremos una serie de filas y columnas. A las filas de una tabla de una base de datos se les llama registros y a las columnas, campos. Todos los datos que aparecen en un mismo registro se refieren a un mismo individuo y todos los datos que aparecen en un campo se refieren a un mismo tipo de información sobre el individuo. A la intersección de un registro con un campo se le llama dato. Sobre todos estos conceptos seguiremos trabajando pero es importante que empieces a familiarizarte con ellos.

Figura 1.1

Consultas

Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas. Con esta breve descripción podríamos pensar… ¿y por qué no la miramos directamente en ellas? Pues bien, la ventaja se encuentra en la posibilidad que ofrecen las consultas de filtrar la información y mostrar sólo aquellos datos que interesen en cada caso. Por ejemplo, imagina que tenemos una enorme base de datos con cientos de recetas de cocina y resulta que hoy nos apetece hacer arroz. En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que hablen de arroz. Otra de las características importantes de las consultas es que puedes utilizar más de una tabla para mostrar datos relacionados. Esto es así gracias a que Base es un sistema de bases de datos relacional.

Figura 1.2

Formularios

Los formularios nos ayudarán principalmente en tareas de introducción de información. Cuando se trata de incluir pocos datos podemos hacerlo directamente sobre las tablas pero cuando el volumen es importante, este método se vuelve poco eficaz. Para resolver este problema tenemos los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma mucho más intuitiva y sencilla. En la figura 1.3 podemos ver un ejemplo de formulario. Además, y al igual que ocurre con las consultas, los formularios también permiten trabajar simultáneamente sobre varias de las tablas de una base de datos. 

Figura 1.3

 

Informes

Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una copia impresa de los datos existentes en una base de datos aunque existen otras posibilidades tan interesantes como la generación de archivos en formato PDF. Habitualmente, los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de consultas. De esta forma combinamos la posibilidad de seleccionar sólo los datos que deseemos que nos ofrecen las consultas con la ventaja de imprimirlos que aportan los informes. 

Figura 1.4 

Figura 1.5

Muy importante, planificar la base de datos antes de crearla

Cuando trabajamos con bases de datos relacionales es habitual distribuir la información en diferentes tablas vinculadas entre sí. Esta característica obliga a un proceso de planificación y diseño previo para obtener el resultado esperado. Piensa qué deseas almacenar en la base de datos, qué datos necesitas recuperar y en definitiva, determina el propósito final del proyecto para establecer unos cimientos lo suficientemente sólidos.

Para comenzar, establece prioridades y enumera las funcionalidades principales que deseas obtener de la base de datos. Proponemos algunas ideas:

• Imaginemos que queremos crear una base de datos para la gestión de las competiciones deportivas de nuestro centro. La base de datos deberá llevar un registro de todos los participantes: podrás suministrar los datos personales de los mismos, pudiéndolos agrupar por grupos de clase y por edades. También deberás ser capaz de gestionar los distintos equipos, con sus componentes, actividades en las que participan, lugar y fecha de las distintas competiciones y un registro de los resultados que se produzcan.
• Así mismo, podemos contemplar la posibilidad de crear una base de datos para la gestión de las tutorías. En este caso, el registro debe incluir tablas de datos de: alumnos, grupos clase, horarios, profesores tutores, actividades de la acción tutorial y programación.
• Otra idea puede ser la gestión de una escuela de padres, donde deberíamos tener tablas para almacenar información sobre las familias que participan en ella, un registro de actividades, calendario de reuniones… El objetivo final sería facilitar el manejo y administración de todos los datos que se gestionen en dicha Escuela de padres.
• Por ejemplo, también podríamos utilizar una base de datos como soporte para realizar un inventario de todos los ordenadores, impresoras, mesas, dispositivos de proyección y cualquier otro elemento que forme parte del mobiliario del centro. En este caso necesitaríamos tablas donde guardar la descripción y cantidad de cada uno de estos objetos, así como su ubicación. Para esto último, necesitamos crear una tabla que contenga todas las aulas, departamentos, laboratorios y demás estancias del centro que contenga material susceptible de incluirse en el inventario. Los inventarios y catálogos de material en general son susceptibles de gestionarse mediante bases de datos. En los centros educativos es frecuente que los jefes de departamentos de los IES y los miembros de directivas de IES y colegios sean responsables de inventariar y controlar equipos y materiales. Una base de datos es una buena solución para realizar esa gestión. También para la gestión de espacios con abundante material, por ejemplo, en laboratorios de ciencias o espacios pertenecientes a familias de formación profesional.

Después de leer los párrafos anteriores, vemos que nuestra base de datos debe contener una serie de tablas de datos, que serán aquellas que dispongan de la información que necesitemos gestionar.

En seguida vemos que el esquema que muestra la figura 1.9 queda corto. Debemos concretar un poco más. Los datos de los alumnos, ¿cuáles son? Evidentemente debemos incluir nombre y apellidos, ¿tal vez su dirección? No, si no pensamos enviarles correspondencia. ¿Su número de teléfono? Sí, si prevemos que les tendremos que avisar de repentinos cambios en los horarios de las competiciones o cualquier otra circunstancia. Todas estas preguntas y más, debemos hacernos antes de empezar a trabajar con la base de datos.

Figura 1.9

Nota

Una buena idea puede ser realizar un esquema en papel anotando los datos que queremos utilizar y las tareas que deseamos que realice la base de datos: listado de tutorías, alumnos que pertenecen a un determinado grupo, etcétera. De esta forma resultará más sencillo concretar la información que necesitamos almacenar en ella.

Recomendaciones para lograr una buena planificación

Si estás haciendo una primera aproximación a las bases de datos puedes leer las ideas que enumeramos a continuación y volver a ellas cuando hayas adquirido más conocimientos sobre Acces:

1. En primer lugar debemos tener clara la finalidad del proyecto, ya que será determinante para crear las tablas necesarias y, en definitiva, la estructura de la base de datos más adecuada.
2. Enumera las tablas que necesitas. Por ejemplo si estás diseñando una base de datos vinculada a un centro educativo será necesario almacenar información sobre alumnos, cursos, materias, etcétera.
3. Una vez tomada la decisión sobre las tablas, toca el turno a la información que almacenará cada una de ellas.
4. Piensa en la relación que tendrán las tablas entre sí. Por ejemplo, está claro que la tabla de cursos tiene que estar asociada de algún modo a la tabla de alumnos. Aunque esta fase todavía nos queda un poco lejos es bueno tenerlo presente.
5. Piensa en qué otros objetos necesitarás como consultas, formularios o informes.

Importante

Terminados todos estos puntos, es conveniente estudiar la estructura resultante para detectar posibles fallos. Insistimos en que una buena planificación hará mucho más fácil el trabajo con la base de datos. Y lo más importante, evitará que tengamos que hacer cambios sobre la estructura de tablas, cuando éstas ya contengan información. 

Informes en Access 2010

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada

En el siguiente vídeo se muestra como crear un informe

Como Crear Formularios y Subformularios

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal. Una combinación de formulario y subformulario se denomina a veces formulario jerárquico, formulario maestro/detalles o formulario principal/secundario.

Los subformularios son sobre todo eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas que guardan una relación uno a varios. Una relación uno a varios es una asociación entre dos tablas en la que el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal corresponde al valor del campo o campos concordantes de varios registros de la tabla relacionada. Por ejemplo, se puede crear un formulario que muestre datos de empleados y contenga un subformulario que muestre todos los pedidos de los empleados. Los datos de la tabla Empleados representan el lado "uno" de la relación. Los datos de la tabla Pedidos constituyen el lado "varios" de la relación (cada empleado tiene más de un pedido)
Lo anterior fue tomado de:

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-un-formulario-que-contenga-un-subformulario-HA101872705.aspx

A continuación puede observar los siguientes vídeos de como crear formularios y subformularios

Como Crear Consultas en Access

Para Crear consultas sencillas en Access seleccionas la opción crear y luego presionas el botón
“Asistente para consultas” de la sección “Consultas” en la cinta de opciones.

Para ver el artículo completo por favor ingresar al siguiente link:

http://basededatosaccess.files.wordpress.com/2011/11/como-crear-consultas-en-access-parte-11.pdf

Además puede complementar con los siguientes vídeos:

Para  acceder a información de como crear una consulta de creación de tabla, ingrese a:


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-consulta-de-creacion-de-tabla-HA010341575.aspx